BTW bij retouren: wat er misgaat als een retour in een ander kwartaal valt

BTW draag je af per aangifteperiode, meestal per kwartaal. Een verkoop op 28 maart telt mee in de aangifte van Q1. Komt de retour op 5 april binnen, dan hoort de correctie — de terug te vorderen BTW over die verkoop — thuis in de aangifte van Q2.

In de praktijk gaat dit vaak mis omdat de retour in de marketplace-verrekening 'gewoon' als min-bedrag wordt verrekend en boekhoudkundig in dezelfde adem wordt weggeboekt. De BTW-component wordt dan nergens expliciet teruggevorderd.

Valt de verkoop in december en de retour in januari, dan raakt de correctie twee boekjaren. De omzet van het oude jaar is te hoog verantwoord, en zonder correctieboeking klopt noch de jaarrekening, noch de laatste BTW-aangifte van dat jaar. Accountants corrigeren dit achteraf — als iemand het signaleert.

Bij een retourpercentage van 10% en een marketplace-omzet van €30.000 per maand gaat er per kwartaal zo'n €9.000 aan retouren om, waarvan ruwweg €1.560 BTW (21%). Die BTW is terugvorderbaar — maar alleen als de correctie in de juiste periode wordt meegenomen.

De matching koppelt elke retour aan de oorspronkelijke order en vergelijkt de boekingsperiodes. Kruist een retour een BTW-kwartaalgrens, dan wordt er automatisch een zaak aangemaakt met het geschatte terug te vorderen BTW-bedrag — over een jaargrens heen met hoge prioriteit, zodat je accountant het meeneemt vóór de jaarafsluiting.