Hoe worden orders en uitbetalingen eigenlijk gematcht?
Ordernummers die nét anders geschreven zijn, verrekeningen zonder orderreferentie, deelzendingen: een kijkje in de matchlogica en waarom 'bij twijfel niet koppelen' de enige veilige regel is.
De ideale wereld: één gedeelde sleutel
In het beste geval bevat de verrekening simpelweg het ordernummer van de marketplace, en bevat jouw eigen orderexport datzelfde nummer. Eén sleutel, één match, klaar. Dit is ook waarom de belangrijkste stap van goede reconciliatie niets met software te maken heeft: zorg dat je ordersysteem het marketplace-ordernummer opslaat en mee-exporteert.
De echte wereld: normaliseren en terugvallen
In de praktijk schrijven systemen hetzelfde nummer anders: met streepjes, met een prefix, met een suborder-toevoeging ('-1', '-2') per deelzending. Vóór het vergelijken worden identifiers daarom genormaliseerd, zodat cosmetische verschillen geen gemiste matches opleveren.
Ontbreekt het ordernummer, dan wordt teruggevallen op andere referenties die beide kanten kennen: het factuurnummer of de verzendreferentie. Pas als ook die er niet zijn, komen zwakkere signalen in beeld — en daar gelden strengere eisen.
Waarom zwakke signalen een tweede bewijs nodig hebben
Een SKU of een bedrag is geen identiteit. Twee klanten kunnen op dezelfde dag hetzelfde artikel voor hetzelfde bedrag bestellen. Daarom geldt bij matching op zwakke signalen een dubbele eis: de SKU moet kloppen én het bedrag (of de orderdatum) moet bevestigen. Is er ook maar enige dubbelzinnigheid — twee kandidaat-orders, een afwijkend bedrag — dan wordt er bewust níet gekoppeld.
Een gemiste match is zichtbaar en herstelbaar: hij verschijnt als openstaande zaak. Een fóute match is onzichtbaar en vervuilt je administratie. Bij twijfel niet koppelen is daarom geen beperking, maar de kern van betrouwbare reconciliatie.
Wat jij kunt doen voor een hogere matchrate
- Exporteer het marketplace-ordernummer mee vanuit je ordersysteem — dit is verreweg de grootste knop.
- Neem factuur- en verzendreferenties op in je exports als extra vangnet.
- Stel per kanaal normalisatieregels in als een marketplace afwijkende nummerformaten gebruikt.
Laat de controle voortaan automatisch doen.
Upload je orderexport en verrekening — Linqer matcht elke order en laat zien waar geld blijft liggen.
Gratis starten