MwSt. bei Retouren: Was schiefläuft, wenn eine Retoure in ein anderes Quartal fällt

MwSt. wird pro Meldezeitraum abgeführt, in der Regel quartalsweise. Ein Verkauf am 28. März wird in der Meldung für Q1 erfasst. Kommt die Retoure am 5. April an, gehört die Korrektur — die zurückzufordernde MwSt. auf diesen Verkauf — in die Meldung für Q2.

In der Praxis geht dies häufig schief, weil die Retoure in der Marketplace-Abrechnung einfach als Minusbetrag verrechnet und buchhalterisch im selben Zug ausgebucht wird. Die MwSt.-Komponente wird dann nirgends explizit zurückgefordert.

Fällt der Verkauf in den Dezember und die Retoure in den Januar, betrifft die Korrektur zwei Geschäftsjahre. Der Umsatz des alten Jahres ist zu hoch ausgewiesen, und ohne Korrekturbuchung stimmt weder der Jahresabschluss noch die letzte MwSt.-Meldung dieses Jahres. Steuerberater korrigieren dies im Nachhinein — wenn jemand es bemerkt.

Bei einer Retourquote von 10 % und einem Marketplace-Umsatz von 30.000 € pro Monat werden pro Quartal rund 9.000 € an Retouren verarbeitet, davon ungefähr 1.560 € MwSt. (21 %). Diese MwSt. ist rückforderbar — aber nur, wenn die Korrektur im richtigen Zeitraum berücksichtigt wird.

Das Matching verknüpft jede Retoure mit der ursprünglichen Bestellung und vergleicht die Buchungszeiträume. Überschreitet eine Retoure eine MwSt.-Quartalsgrenze, wird automatisch ein Fall mit dem geschätzten rückzufordernden MwSt.-Betrag angelegt — bei Überschreitung einer Jahresgrenze mit hoher Priorität, damit Ihr Steuerberater es vor dem Jahresabschluss berücksichtigt.