¿Qué es la conciliación en marketplaces y por qué pierdes dinero sin ella?
Los marketplaces pagan en lotes, con sus propios descuentos, tarifas y correcciones. La conciliación es el proceso que vincula cada liquidación con el pedido correspondiente — y pone de manifiesto lo que falta.
El problema: la liquidación no es una factura
Cuando vendes en un marketplace, no recibes un pago por pedido. Recibes periódicamente una liquidación: un único importe en el que se condensan cientos de pedidos, comisiones, gastos de envío, devoluciones, contribuciones a campañas y correcciones. El formato de ese desglose varía según el marketplace: distinto formato de archivo, distintas columnas, distinta lógica.
Sin conciliación, solo ves el importe final. No sabes si ese importe coincide con lo que deberías haber recibido según tus propios pedidos. Y los marketplaces cometen errores: porcentajes de comisión incorrectos, devoluciones descontadas dos veces, liquidaciones olvidadas, penalizaciones injustificadas.
Qué hace exactamente la conciliación
La conciliación conecta tres mundos: tu propio sistema de pedidos (qué he vendido), los informes del marketplace (qué dice el marketplace que se ha vendido) y las liquidaciones (qué se ha pagado realmente). Por cada pedido se calcula lo que debería haberse abonado — importe de venta menos comisión acordada menos costes permitidos — y se compara con lo que realmente se recibió.
Cada desviación se convierte en un caso: un pago faltante, una comisión que difiere del contrato, una devolución descontada dos veces. Con el importe, la evidencia y un plazo para reclamar.
¿Cuánto dinero se pierde?
En la práctica, las tiendas online que concilian por primera vez detectan desviaciones del 1 al 3 por ciento de su facturación en marketplaces. Con una facturación de 50.000 € al mes en marketplaces, eso supone entre 500 y 1.500 € al mes — cada mes, mientras nadie lo controle.
Las partidas más importantes son casi siempre: pedidos que nunca se han liquidado, porcentajes de comisión que difieren tácitamente del acuerdo, y devoluciones descontadas tanto en la liquidación como por separado en un asiento de crédito.
¿Manual o automatizado?
La conciliación manual en Excel es posible — para un solo marketplace, con volúmenes bajos y mucha disciplina. Pero cada marketplace tiene su propio formato de exportación, números de pedido escritos de forma ligeramente distinta, y liquidaciones que mezclan pedidos de varios meses. Por encima de unos pocos cientos de pedidos al mes, el trabajo manual no es sostenible y los errores se cuelan en el propio proceso de control.
La conciliación automatizada normaliza los archivos, hace el matching por múltiples claves (número de pedido, referencia de factura, referencia de envío) y recalcula cada pedido según las condiciones del contrato. Lo que queda es una lista de casos a seguir, no una hoja de cálculo que construir.
Deja que las comprobaciones se hagan automáticamente de ahora en adelante.
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